Elektronische Digitale Signatur – rechtlich abgesichert!

Wussten Sie, dass Sie eine Rechnung nicht einfach so per E-Mail verschicken dürfen? Wussten Sie, dass Sie im schlimmsten Fall bereits erstattete Vorsteuern an das Finanzamt zurückzahlen müssen?

 

Seit 2002 werden elektronisch versandte Rechnungen für den Vorsteuerabzug zwar anerkannt, sie müssen aber mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein. Hierbei wird unterschieden, ob die Rechung innerhalb Deutschlands oder der EU verschickt werden soll. Easyonline UG bietet Ihnen selbstverständlich beide Möglichkeiten der Signatur an.

 

Eine Elektronische Digitale Signatur dient dem Zweck, rechtsverbindliche Erklärungen auf elektronischem Weg abgeben zu können. Eine normale E-Mail genügt den dafür zu stellenden Anforderungen bei weitem nicht. Der Empfänger einer E-Mail kann sich nicht sicher sein, dass die Nachricht tatsächlich vom vermeintlichen Absender stammt. Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Nachricht während der Übertragung ohne Kenntnis des Absenders verändert wurde. Die Elektronische Digitale Signatur löst beide Probleme. Damit ist es möglich E-Mails zu versenden, die in vielen Fällen ebenso verbindlich sind wie ein handschriftlich unterschriebener Brief.

 

Wann ist eine Elektronische Digitale Signatur rechtsverbindlich?

 

Dies ist die entscheidende Frage, deren Beantwortung für den praktischen Nutzen der Digitalen Signatur von größter Bedeutung ist. Die Bedingungen, die eine Digitale Signatur zu diesem Zweck erfüllen muss, sind im „Gesetz über Rahmenbedingungen für Elektronische Signaturen“ festgelegt. In diesem Gesetz werden die Anforderungen definiert, denen eine Digitale Signatur genügen muss. Es trifft aber keine Aussagen darüber, in welchen Fällen eine Nachricht mit Digitaler Signatur einen klassischen Brief ersetzen kann, dies wird im Formanpassungsgesetz geregelt. Die wesentliche Aussage des Formanpassungsgesetzes lautet, dass eine Digitale Signatur immer dann rechtsverbindlich ist, wenn dies gesetzlich in Ausnahmefällen nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird. Ein Beispiel einer solchen Ausnahme ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, für die nach wie vor ausdrücklich die Schriftform vorgeschrieben ist. Für die meisten alltäglichen Geschäfte kann die Digitale Signatur jedoch genutzt werden, z.B. können Verträge so geschlossen werden. Auch für verbindliche Erklärungen gegenüber Behörden und Gerichten ist die Digitale Signatur geeignet.

 

Elektronische Signatur vs. Digitale Signatur

 

In Gesetzestexten wird stets der Begriff Elektronische Signatur statt Digitale Signatur verwendet. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, welchen Bedingungen eine Signatur zu genügen hat, um als verbindlich anerkannt zu werden. Er macht keine Aussagen darüber, wie das technisch umzusetzen ist. Der Begriff Elektronische Signatur ist also ein juristischer Begriff. Der Begriff Digitale Signatur bezeichnet dagegen ein technisches Verfahren. Da nach heutigem Stand nur die Digitale Signatur die Anforderungen einer Elektronischen Signatur erfüllt, werden beide Begriffe jedoch häufig synonym genutzt.

 

Genau hinschauen!

 

Das bislang zur Rechtsverbindlichkeit gesagte gilt genau genommen nur für die stärkste Variante der Elektronischen Signatur, die so genannte „Qualifizierte Elektronische Signatur“. Daneben kennt das Gesetz noch schwächere Formen der Signatur, die aufgrund der eingeschränkten Beweiskraft nur geringe Bedeutung haben. So wird beispielsweise eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, die einer E-Mail angefügt wird, als „Einfache Elektronische Signatur“ klassifiziert. Einen wirklichen Nutzen besitzt sie nicht. Eine Digitale Signatur sollte immer den Anforderungen der Qualifizierten Elektronischen Signatur genügen, um im Alltag wirklich von Nutzen zu sein!

 

In Ihrem persönlichen Online-Office können Sie Ihre Rechnung direkt bei Erstellung mit der jeweils gesetzlich gültigen Signatur versehen lassen und sofort verschicken.

 

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